Après une première prise de contact avec les parties impliquées, le médiateur s'assure de la volonté commune de s'engager dans le processus de médiation. Une convention de médiation est signée pour formaliser l'engagement de médiation et garantir la confidentialité. Dans la première phase de médiation, le conflit est analysé au travers des revendications et positions des parties. Le médiateur recherche ensuite les besoins des parties et favorise le dialogue en vue d'une meilleure compréhension. C'est sur cette base que la recherche de solution commune peut se faire et le médiateur assiste les parties afin de faire émerger celle qui permettra une sortie durable du conflit. La formalisation de l'accord met fin à la médiation.

La durée de la médiation dépend de nombreux facteurs et en particulier de la complexité du conflit. En général, plusieures séances étalées sur plusieurs semaines sont nécessaires, mais dans tous les cas, le processus est nettement plus rapide que les procédures devant les tribunaux. Si la médiation échoue et qu'aucun accord n'est trouvé, la perte de temps est négligeable et très souvent, la médiation produit malgré tout des effets positifs pour la résolution du litige grâce à une clarification des besoins de chacun, voire une meilleure compréhension mutuelle.

La médiation est plus rapide, moins coûteuse et apporte des solutoins là où un jugement ne fera que dire le droit. Un bon accord peut inclure des éléments qui ne peuvent pas être abordés avec un juge, qui est restreint par la ou les questions juridiques qui lui sont soumises. L'accord de médiation offre une solution durable là où la justice tranche parfois aveuglément et laisse des séquelles à long terme.

Comme le font généralement les avocats, les médiateurs travaillent au temps consacré, sur la base d'un tarif horaire. Le nombre d'heures va dépendre de la nature du conflit, du nombre de personnes y participant et bien entendu de séances nécessaires. Les frais du médiateur sont partagés entre les parties. Parfois, ils peuvent être pris en charge par l'Etat ou des assurances de protection juridique. Ces questions doivent être abordées dès le départ avec le médiateur et sont réglées dans la convention de médiation à signer par les parties.

La médiation peut intervenir à n'importe quelle étape du conflit, même s'il est préférable de l'initier le plus tôt possible. Lorsqu'un juge est saisi, il est souvent possible de faire suspendre la procédure au profit de la médiation. Chacun étant libre d'entrer en médiation, il est également possible d'en sortir à tout moment. Il n'y a donc aucune contre-indication à la médiation lorsque les avocats ou les juges sont saisis. Au contraire, les avocats doivent toujours proposer à leurs clients des modes alternatifs de résolution des litiges tels que la médiation, et les juges encouragent de plus en plus les parties à l'envisager.